Cheltuielile preplătite nu sunt înregistrate inițial într-o situație de venit. În schimb, cheltuielile preplătite sunt înregistrate inițial în bilanț și apoi, pe măsură ce beneficiul cheltuielilor plătite este realizat, sau pe măsură ce cheltuiala este efectuată, aceasta este recunoscută în contul de profit.
Atunci când o companie plătește în avans o cheltuială, aceasta este recunoscută ca activ preplătit în bilanț, fiind înregistrată o înregistrare simultană care reduce numerarul (sau contul de plată) al companiei cu aceeași sumă. Cele mai multe cheltuieli plătite apar în bilanț ca un activ curent, cu excepția cazului în care cheltuiala nu va fi suportată decât după 12 luni, ceea ce este o raritate.
Apoi, atunci când cheltuiala este efectuată, contul de cheltuieli plătite în avans este redus cu valoarea cheltuielilor, iar cheltuiala este recunoscută în contul de profit al companiei în perioada în care a fost efectuată.
Asigurarea este considerată o cheltuială plătită?
Una dintre cele mai frecvente forme de cheltuieli plătite în avans este asigurarea, care este de obicei plătită în avans. De exemplu, Compania ABC plătește o primă de 12.000 USD pentru asigurarea de răspundere pentru administratorii și ofițerii pentru anul viitor. Compania plătește polița în avans și apoi, în fiecare lună, face o înregistrare de ajustare a contului pentru cheltuielile de asigurare suportate. Înregistrarea inițială, în care debităm contul de cheltuieli plătite în avans și credităm contul folosit pentru plata cheltuielilor, ar dori:
Apoi, după o lună, compania face o înregistrare de ajustare pentru asigurarea folosită. Compania efectuează un debit în contul de cheltuieli corespunzător și creditează contul de cheltuieli plătite în avans pentru a reduce valoarea activului. Ajustarea lunară pentru compania ABC ar fi de 12.000 USD împărțită la 12 luni, sau 1.000 dolari pe lună. Intrarea de ajustare la sfârșitul fiecărei luni va apărea astfel:
Chirie ca cheltuieli preplătite?
Întreprinderile pot plăti în avans chiria cu luni în avans pentru a obține o reducere sau, probabil, proprietarul necesită o plată în avans, având în vedere creditul locatarului. Oricum ar fi, să spunem că Compania XYZ plătește în avans spațiul de birou cu șase luni în avans, în valoare totală de 24.000 USD. Intrarea inițială este următoarea:
Apoi, pe măsură ce fiecare lună se încheie, contul de chirie preplătit, care se află în bilanț, este redus cu suma lunară a chirii, care este de 24.000 USD împărțită la șase luni sau 4.000 USD pe lună. În același timp, compania recunoaște o cheltuială de închiriere de 4.000 USD pe contul de profit. Astfel, intrarea lunară de ajustare va apărea astfel:
Alte cheltuieli preplătite
Cheltuielile suplimentare pe care o companie le poate plăti în avans includ dobânzi și impozite. Dobânzile plătite în avans pot apărea pe măsură ce o companie efectuează o plată înainte de data scadenței. Între timp, unele companii plătesc impozite înainte de a fi scadente, cum ar fi o plată estimativă a taxelor pe baza a ceea ce s-ar putea scadea în viitor. Alte cheltuieli preplătite mai puțin obișnuite pot include închirierea de echipamente sau utilități.
Ca exemplu, luați în considerare compania Build Build care a închiriat o echipament pentru o lucrare de construcții. Compania a plătit 1.000 de dolari la 1 aprilie 2019, pentru a închiria o echipament pentru un loc de muncă care va fi făcut într-o lună. Compania ar recunoaște tranzacția inițială după cum urmează:
Apoi, atunci când echipamentul este utilizat și cheltuielile efective sunt suportate, compania ar face următoarea înregistrare pentru a reduce contul de activ plătit și pentru ca cheltuielile de închiriere să apară în contul de profit:
Indiferent dacă este vorba despre asigurare, chirie, utilități sau orice alte cheltuieli care sunt plătite în avans, aceasta trebuie să fie înregistrată în contul de active preplătite corespunzător. Apoi, la sfârșitul fiecărei perioade sau atunci când cheltuiala este efectiv suportată, ar trebui efectuată o intrare de ajustare pentru a reduce contul de activ plătit și pentru a recunoaște (credit) cheltuielile de venit corespunzătoare, care vor apărea apoi în contul de profit.
De ce nu sunt inițial cheltuielile preplătite la declarația de venit?
Cheltuielile preplătite nu sunt incluse în contul de venituri conform principiilor de contabilitate general acceptate (GAAP). În special, principiul de potrivire GAAP, care necesită contabilitate de angajare. Contabilitatea acumulată impune ca veniturile și cheltuielile să fie raportate în aceeași perioadă în care sunt efectuate, indiferent când se schimbă numerar sau bani. Adică cheltuielile ar trebui înregistrate atunci când sunt efectuate. Astfel, cheltuielile preplătite nu sunt recunoscute în contul de profit atunci când sunt plătite, deoarece acestea nu au fost încă efectuate.
