Lumea finanțelor a evoluat într-un loc de muncă extrem de competitiv. Deși sunt doar 24 de ore într-o singură zi, așa cum spune și spusele, timpul înseamnă bani. Prin urmare, gestionarea eficientă a timpului este un avantaj competitiv pentru orice profesionist în finanțe care dorește să devină mai productiv și să crească timpul de calitate departe de muncă.
Cu toate acestea, există multe distrageri care vă pot ține la muncă mai mult decât este necesar. Citiți mai departe pentru a afla mai multe despre aceste spălătorii de timp comune și pentru a afla mai multe sfaturi de gestionare a timpului care vă vor ajuta să faceți mai multă muncă în mai puțin timp.
Gaura Neagră
Există diferite spălătorii de timp care pot aspira productivitatea. De exemplu, profesioniștii financiari sunt permanent tentați să facă multitask. Să presupunem că sunteți consilier, iar între 8:30 și 10 dimineața într-o miercuri dimineață, reușiți să realizați următoarele:
- Lucrezi pe o foaie de calcul, dar oprește-te după ce ai fost întrerupt de două noi mesaje de e-mail, apoi trimite șase e-mailuri la rând, Urmărit verificând imaginile de nuntă ale unui prieten de la colegiu pe Instagram, apoi acceptă o invitație de ieșire socială a companiei printr-un mesaj Slack, Înainte trimiterea a două apeluri neașteptate de la potențiali clienți și, în cele din urmă, sunt obligați să se închidă brusc pe măsură ce managerul dvs. se oprește pentru a vă reaminti că întârziați cu cinci minute pentru ședința de personal.
Vi se pare o dimineață tipică pentru dvs.? Dacă da, și în special dacă lucrați într-un mediu corporativ, precum o firmă de capital privat sau o bancă de investiții, sunteți probabil în cel mai performant nivel comparativ cu semenii.
La cinci sau zece ani de acum, nimeni nu-ți va aminti, nu-ți va interesa sau te va promova pentru toată munca ocupată pe care ai îndeplinit-o. Lui lume i-ar fi păsat dacă Thomas Jefferson ar termina o mulțime de hârtie, dar nu a ajutat niciodată să scrie Declarația de Independență? Același lucru este valabil și în meseria dvs. - organizația dvs. apreciază munca și capodoperele necesare, nu munca ocupată.
Planificare
În fiecare duminică după-amiază, încheiați lista „de făcut” pentru săptămâna viitoare, de preferință folosind o aplicație sau un serviciu web care se sincronizează pe toate dispozitivele. Evidențiați elementele care sunt absolut critice pentru succesul dvs. la locul de muncă și în viața personală. Cele care nu sunt evidențiate sunt probabil lucruri pe care le puteți delega, întârzia sau evita cu totul.
În finanțe, rezultatele critice includ rapoarte sau cercetări care trebuie să fie corecte și transmise înainte de termen. Organizația dvs. este servită mai bine dacă vă concentrați pe îmbunătățirea calității acestor rapoarte, spre deosebire de a face doar o muncă decentă, astfel încât să puteți elibera timp pentru articole care nu sunt cheie (cum ar fi să răspundeți la e-mailuri cu prioritate scăzută sau să luați parte la un timp îndelungat -intalnire intalnita).
În mod similar, cu zece minute înainte de a pleca de la serviciu în fiecare zi, terminați listarea articolelor de acțiune a zilei următoare și numerotați-le în ordinea importanței și a priorității. Din nou, întreabă-te continuu toate lucrurile pe care nu trebuie să le faci cu adevărat - lucrurile care nu îndeplinesc un anumit prag de productivitate.
(De asemenea, consultați Găsiți nișa dvs. în industria financiară.)
Multifunctional
Succesul în finanțe se reduce la capacitatea cuiva de a oferi întotdeauna rezultate livrabile critice și imediate. Care sunt informațiile cruciale și punctele de date pe care se bazează managerii dvs. financiari? Ce puteți livra pentru a ajuta organizația și / sau clienții dvs. să câștige? Implică depunerea la timp a unui raport de audit, calcule exacte ale valorii actuale nete pe un proiect propus sau asigurarea că formulele din Excel duc la un total total de agregate?
La sfârșitul zilei, nimănui nu-i pasă de toate e-mailurile pe care le-ai schimbat, de întâlnirile clubului social la care ai participat sau de depunerea cronologică de dosare în cabinetul tău. Multitasking-ul împiedică în mod constant persoanele să dea tot ce este mai bun pentru puținele produse critice pe care angajatorii lor le așteaptă cu adevărat de la ei.
Efectuați mai întâi elementele de acțiune importante, dificile, urgente și de cea mai mare valoare. Succesul în finanțe poate implica simplitatea metodelor privind abordarea sarcinilor. Acest lucru poate părea brutal de simplu pentru recentul citit și neinițiat absolvent recent, dar faceți un lucru la un moment dat și nu vă opriți până când nu a fost finalizat. Dacă sarcinile dvs. se referă la un proiect pe termen lung, tăiați-l în repere pe termen scurt și terminați înainte. După cum spunea Henry Ford, „Nimic nu este deosebit de greu dacă îl împarți în locuri de muncă mici”. Făcând lucrurile de la început până la sfârșit elimină ineficiențele costisitoare, deoarece veți evita să reîncepeți constant și să recalibrați pe articole diferite, fără legătură.
(Explorați tipurile de locuri de muncă din industria financiară cu Opțiuni de carieră financiară pentru profesioniști.)
Inbox
Inbox-ul dvs. este un ștergător de timp important. Dacă majoritatea e-mailurilor dvs. sunt irelevante pentru sarcinile imediate la îndemână, atunci vă completați sporadic ziua cu informații despre gunoi.
Pentru a evita acest lucru:
- Setați ore prestabilite pentru verificarea e-mailului dvs. și verificați-vă inbox-ul nu mai mult de trei sau patru ori pe zi. Creați un folder după ore pentru e-mailurile la care ar trebui să ajungeți, dar care nu sunt urgente. Acest folder vă ajută în special să reveniți la solicitări importante care pot aștepta câteva zile lucrătoare înainte de a primi un răspuns de la dvs. Trimiteți doar cele mai critice e-mailuri în timpul zilei de muncă. Deși este important să vă mențineți actualizați în cadrul grupului dvs., o parte importantă a timpului dvs. poate fi pierdută de colegi neexperimentați sau mai puțin disciplinați, care vă inunda mesaje primite cu mesaje irelevante. Puteți reduce aceste tipuri de e-mailuri fără să răspundeți la cele care nu sunt legate de muncă. Ștergeți-vă curierul de primire înainte de a părăsi munca. Puteți realiza acest lucru prin crearea de dosare legate de proiect în care puteți parca e-mailuri legate de probleme specifice. Menținerea inbox-ului gol vă economisește timp eliminând mesajele non-core din atenția dvs. Dacă există articole care necesită absolut atenție în următoarele ore sau până a doua zi, atunci așezați-le într-un folder urgent.
Alte sfaturi pentru economisirea timpului
Urmăriți cât timp pierdeți cu adevărat
Creați o foaie de calcul simplă care vă permite să introduceți timpul estimat pe care l-ați pierdut pentru probleme banale. Faceți acest lucru zilnic. Pe măsură ce dezvoltați și mențineți acest obicei, vă veți pregăti pentru a recunoaște chestiunile lipsite de importanță pe măsură ce le întâlniți.
Procesați doar documente de hârtie o singură dată
După ce sunt procesate, le puteți depune, depune sau scăpa de ele.
Mesaj direct Colegii tăi
Plimbarea prin birou sau între departamente vă poate costa câteva ore pe săptămână și știm cât de costisitor este anual. Cu excepția cazului în care este o problemă importantă sau complicată, utilizarea mesajelor directe printr-un sistem de mesagerie corporativ sau un serviciu web aprobat este adesea o modalitate mai eficientă de a obține rapid răspunsuri la o varietate de întrebări.
Știi unde este totul la un moment dat
Aceasta include atât informații electronice, cât și pe hârtie. Dacă îți prețuiești timpul, nu-l pierde căutând lucruri.
Separați-vă sarcinile în patru categorii:
-
Urgente și importante - cum ar fi rapoartele financiare și contabile cu termene stricte și apropiate.
Nu este urgent și important - cum ar fi crearea de rețele în cadrul grupului dvs. financiar, cursuri de instruire etc.
Urgent și neimportant - cum ar fi mesaje sporadice din căsuța de e-mail și „înscrieți termenele scadente” pentru întâlniri de club.
Nu este urgent și nu este important - cum ar fi conversațiile de zece minute ale distribuitorului, verificarea fotbalului fantezian etc.
(Evident, ar trebui să petreci cât mai mult din ziua ta pe prima categorie.)
Delegat, delegat, delegat
Aceasta vă va separa de pachet pe măsură ce vă deplasați în organizație. Gestionează sarcini pe care doar tu le poți executa. Pe măsură ce îți perfecționezi abilitățile de gestionare a timpului, în curând vei avea raporturi directe alocate. Alocați sarcini pe care nu trebuie să vă ocupați cât mai mult posibil. Ar trebui să faci doar lucrurile care necesită absolut atenția sau expertiza ta.
Nu-ți gestiona personalitatea
Profesioniștii financiari ar trebui să dețină abilități de gestionare a timpului, dar ar trebui să aibă, de asemenea, raporturi și bunăvoință cu colegii interni și cu comunitatea externă. Concentrarea exclusivă asupra timpului te poate face să pari abraziv, ceea ce îi va pune pe mulți oameni atunci când sunt în jurul tău, inclusiv în setările de dezvoltare socială și de afaceri. Dacă nu ești atent, te vei gândi că ești guru al managementului timpului, dar nu vei conștientiza în totalitate ștampila „idiotului social” de pe fruntea ta.
Abilitățile de comunicare, leadership și dezvoltare de afaceri sunt la fel de importante ca abilitățile de management al timpului. Pe măsură ce profesioniștii din finanțe se dezvoltă în cariera lor, singurele abilități de management al timpului nu vor mai fi suficiente pentru a-i ajuta să atingă următorul nivel (adică nivelul executiv).
Linia de jos
(Pentru mai multe, citiți Eficiența financiară: Ghidul analistului pentru gestionarea timpului.)
