Enterprise Resource Planning (ERP) este o metodologie orientată spre proces care integrează sistemele utilizate în diferite departamente ale unei companii, care permite un flux ușor și uniform de informații sub controluri definite, ajutat de utilizarea aplicațiilor software și de cele mai bune practici definite.
Acest articol descrie instrumentele utilizate în ERP și caracteristicile acestora pentru diferitele funcții pe care le îndeplinesc. Pentru a înțelege mai bine instrumentele, să începem cu cerințele funcționale.
Ce este nevoie de un sistem ERP?
Orice sistem ERP trebuie să îndeplinească practic cerințele funcționale următoare.
- Trebuie să fie un sistem unificat, cu aplicații și interfețe ușor de utilizat, care funcționează perfect în mai multe departamente cu accesul controlat necesar O bază de date comună (sau baze de date multiple, dar partajate) accesibilă prin diferite aplicații Utilități de căutare și raportare pentru a genera rapoarte bazate pe diverse parametri (cum ar fi „toate comenzile neexpediate ieri din categoria„ jucării ”) Scalabilitate, personalizare și integrare ușoară a modulelor ad-hoc, după cum este necesar
Instrumentele care îndeplinesc cerințele ERP:
Pentru a răspunde nevoilor cerințelor funcționale menționate mai sus, următoarele instrumente și aplicații sunt obligatoriu integrate în sistemul ERP.
Stocarea datelor și gestionarea informațiilor cu fluxul de lucru stabilit în diferite departamente și funcții reprezintă coloana vertebrală a oricărui sistem ERP. Mai multe soluții și instrumente sunt disponibile pentru stocarea datelor, care includ baze de date relaționale de la companii precum Oracle, Sybase, DB2 și oferte gratuite de tip open source precum Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derby, etc. Alte instrumente de gestionare a informațiilor pot include sisteme de gestionare a conținutului (CMS) și aplicații de depozitare.
În funcție de industrie și de funcțiile cerute, trebuie selectată una adecvată. Un producător poate găsi o bază de date tranzacțională precum Oracle sau MySQL să fie mai relevantă, deoarece datele bazate pe tranzacții se deplasează prin diferite stări (de la fabricație la inventar până la captarea la vânzare până la starea de aprovizionare). Pe de altă parte, o companie de scriere a conținutului online poate găsi un sistem de depozitare CMS cu controlul versiunilor, care să se potrivească mai bine nevoilor lor.
Baza de date sau depozitul poate fi fie unul centralizat, fie multiplu cu flux automat de date de la o bază de date la cealaltă. Fluxul de lucru definit asigură mișcarea perfectă a datelor. Bazele de date pot fi găzduite local sau de la distanță, sau chiar în cloud.
· Aplicații și interfețe cu control de permisiune adecvat:
Stocarea și gestionarea datelor necesită acces de numai citire sau de editare pentru a prelucra datele. După fabricarea articolelor, acestea trebuie marcate ca inventar gata. Departamentul de gestionare a stocurilor îl actualizează ca fiind gata de vânzare. În urma unei achiziții, articolul trebuie actualizat la starea vândută și așa mai departe. Pentru a realiza acest lucru, aplicațiile și interfețele ușor de utilizat fac parte integrantă din orice sistem ERP care are, de asemenea, controale și permisiuni definite. De exemplu, odată ce un articol este marcat ca fiind vândut, numai operatorii departamentului de logistică ar trebui să fie capabili să-l actualizeze în continuare, în timp ce cei de la departamentul de fabricație sau de inventar ar trebui să aibă acces doar la vizualizare.
În mod similar, pentru un instrument ERP de scriere de conținut, odată ce un scriitor trimite conținutul editorului pentru revizuire, numai editorul ar trebui să fie capabil să-l modifice, pentru a evita orice duplicare și conflicte de conținut.
Pentru a permite integrarea acestor controale, aplicații și interfețe bazate pe permisiuni, orice soluție ERP care poate fi bazată pe browser, instalații de birou sau aplicații tabletă / mobil. O echipă de producție dintr-o locație staționară va prefera o interfață bazată pe desktop, în timp ce o echipă de vânzări aflată permanent în mișcare va beneficia de o interfață sau o aplicație mobilă bazată pe browser.
Un sistem ERP este format din mai multe module și depozite de date în care actualizările și acțiunile de date urmează o secvență definită logic pe baza nevoilor de afaceri. Aceasta constituie fluxul de lucru. Fluxul de lucru poate fi gândit ca mintea care controlează diferitele funcții ale corpului (fluxul de sânge, aer, alimente și alte consumabile, mișcarea părților corpului etc.). Un flux de lucru clar definit, cu acces adecvat la diferite niveluri, este partea necesară a oricărei soluții ERP.
Instrumentele utilizate frecvent utilizate în cadrul ERP includ Agiloft Workflow, WorkflowGen, Inceptico DMS, Intelex Business Management, SimpleECM etc.
O altă cerință importantă pentru un sistem ERP este nivelul de conducere, nivelul departamentului, nivelul echipei sau nivelul individual de raportare. De obicei este disponibil fie într-un formular de bord (cu o vizualizare în timp real a datelor - afișând informații precum comenzile primite, dar încă nu sunt expediate, plățile eșuate din ultima săptămână etc.) sau rapoarte personalizabile generate în cuvinte comune sau date- editarea aplicațiilor precum foi de calcul.
Majoritatea instrumentelor de raportare și tablourile de bord funcționează în timp real (sau cu un interval de timp minim). La fel ca aplicațiile utilizate de departamente pentru actualizări de date, aceste instrumente de raportare / vizualizări pe tabloul de bord sunt disponibile sub formă de browser sau de instalații desktop. Acestea includ, de asemenea, funcții de raportare la sfârșitul zilei, care oferă trimitere prin e-mail a rapoartelor cu diagrame / grafice / tabele ca atașări Microsoft Excel sau Word.
· Instrumente de comunicare:
În orice sistem care lucrează pe mai multe departamente, comunicarea este obligatorie. Sistemele ERP facilitează acest lucru prin oferirea de instrumente pentru generarea de mailuri automatizate bazate pe acțiuni, mesagerie instantanee, chat sau transmisii generale de difuzare la nivel individual și de grup. Spuneți odată ce o comandă este marcată drept „Gata de expediere”, un mailer automat ar trebui să fie declanșat către departamentul de logistică pentru a iniția procesul de expediere; Sau dacă o bucătărie magazin de pizza a dezvoltat o problemă, un mesaj de difuzare generală poate fi trimis tuturor celorlalte departamente pentru a nu mai lua comenzi suplimentare.
Alte funcții de mesagerie instantanee (precum cele de la Lync, Chatter sau Yammer) sunt încorporate pentru a permite o comunicare ușoară și instantanee.
În plus față de instrumentele de mai sus care fac parte integrantă a oricărui sistem ERP, există și alte instrumente care pot fi integrate în funcție de necesități:
O mulțime de instrumente analitice pot fi integrate în sistemul ERP pentru informații de afaceri, analize predictive, exploatare de date și analize conexe. Aceste instrumente analitice sunt utilizate pentru a obține informații valoroase pentru crearea de decizii strategice de afaceri bazate pe datele disponibile (cum ar fi urmărirea comportamentului consumatorilor în jurul cumpărăturilor de vacanță, rezultate comparative pentru produsele din raftul colorat roșu, care au mai multe vânzări decât cele din raftul colorat albastru etc.)
· Instrumente de alocare a resurselor și de planificare a sarcinilor:
Sistemele ERP pot, de asemenea, să integreze instrumente pentru alocarea resurselor în departamente și sarcini (pentru industriile cu forță de muncă). Aceste instrumente funcționează pe principiul simplu al timpului definit de o sarcină / proiect conform programului de disponibilitate a resurselor. La finalizarea sarcinii, resursei i se atribuie automat o nouă sarcină care se potrivește cu abilitățile sale sau este introdusă într-un grup pentru următoarea misiune. Instrumentele au funcționalitate pentru intervenția manuală la nivel de supraveghetor în cazul în care o sarcină este întârziată. Beneficiile includ vizibilitate clară cu privire la volumul de lucru actual și viitor, utilizarea optimă a resurselor, explorarea posibilităților de automatizare etc.
· Alte caracteristici: sistemele ERP pot integra module pentru managementul resurselor umane, managementul proiectelor, sisteme de urmărire a timpului, gestionarea documentelor etc., în funcție de nevoile afacerii. Există un număr mare de instrumente disponibile specifice fiecărei industrii și tipurilor de funcții, iar furnizorii ERP oferă asistență clienților interesați în selectarea celor mai potrivite. Internetul este întotdeauna disponibil pentru auto-ajutor la obținerea informațiilor necesare.
Linia de jos:
ERP este un cadru complex de implementat și are de obicei nevoie de un furnizor dedicat pentru implementare. Două mari blocaje identificate cu implementările ERP reprezintă costuri ridicate și nerespectarea celor mai bune practici. În timp ce costurile pot fi atenuate într-o anumită măsură prin evaluarea atentă a diferitor furnizori și evaluarea instrumentelor gratuite de tip open-source, cealaltă provocare a eșecurilor din cauza lipsei de aderență la cele mai bune practici poate fi atenuată printr-o instruire concentrată pentru angajați. Evaluarea corespunzătoare în etapele inițiale, parteneriatul cu furnizorii cu o expertiză corectă și claritatea cerințelor de la început va ajuta la implementarea eficientă și de succes a instrumentelor ERP. (Pentru lectură aferentă, consultați „Studii de caz privind succesul planificării resurselor întreprinderii”)
