Ce este un voucher?
Un voucher este un document folosit de departamentul de conturi al companiei plătitoare pentru a strânge și a depune toate documentele justificative necesare pentru aprobarea plății unei datorii. Un voucher este în esență documentele de rezervă pentru conturile plătibile. Conturile plătibile sunt facturile pe termen scurt datorate de companii furnizorilor și furnizorilor.
Voucherul este important, deoarece este un mecanism de control contabil intern care asigură că fiecare plată este autorizată corespunzător și că bunurile sau serviciile achiziționate sunt efectiv primite.
Cheie de luat cu cheie
- Un voucher este un document utilizat de către departamentul de conturi al unei companii, care conține documentele justificative pentru o factură. Un voucher este în esență documentele de rezervă pentru conturile plătibile, facturi datorate de companii furnizorilor și furnizorilor. Documentele dintr-un voucher pot include furnizorul factura, suma datorată, data scadenței, conturile contabile generale și chitanțele de expediere. Toate sumele de bonuri restante datorate sunt totalizate, iar suma forfetară este înregistrată ca conturi plătibile în bilanț.
Cum funcționează Voucherele
Companiile au diverse obligații financiare pe termen scurt față de furnizori și furnizori pe parcursul unei perioade de contabilitate. O companie ar putea avea nevoie să cumpere inventar sau materii prime de la furnizori care sunt folosiți în producția bunurilor companiei. Furnizorii acordă în esență o extindere a creditului companiei, permițând efectuarea plății în viitorul apropiat, cum ar fi 30, 60 sau 90 de zile.
Un voucher este un formular care include toate documentele justificative care indică banii datori și orice plăți plătite unui furnizor sau vânzător pentru un plătitor restant. Voucherul și documentele necesare sunt înregistrate în registrul voucherului. Unele dintre documentele justificative dintr-un voucher pot include:
- Factură de la furnizor Nume de vânzător sau furnizor care trebuie plătit Condiții de plată, cum ar fi suma datorată, data scadentă și eventuale reduceri acordate de furnizor pentru plata facturii anticipate Comanda de achiziție a companiei conturi care vor fi utilizate în scopuri contabile Semnături de la reprezentanții autorizați la companie pentru cumpărare și plată
Suma totală a tuturor tichetelor care au solduri restante datorate se înregistrează ca conturi plătibile în bilanț. Odată plătit voucherul, dovada plății este inclusă în voucher și înregistrată ca voucher plătit.
Cât sunt de folos Voucherele
Tichetele companiei servesc ca o sursă cheie de dovezi atunci când se efectuează un audit. Un auditor efectuează un set de proceduri pentru a stabili dacă situațiile financiare sunt lipsite de declarații greșite. Voucherele documentează că bunurile cumpărate au fost efectiv primite, ceea ce susține afirmația auditorului că bunurile și serviciile înregistrate în situațiile financiare există cu adevărat. Voucherele justifică, de asemenea, plățile în numerar ale firmei către furnizori și documentează conturile contabile generale utilizate pentru a posta tranzacția.
Utilizarea unui sistem de voucher reduce, de asemenea, riscul de colaborare a angajaților de a fura activele companiei. Întreprinderile folosesc segregarea îndatoririlor pentru a preveni furtul angajaților, ceea ce înseamnă că sarcini critice sunt atribuite diferitelor persoane din cadrul organizației. Voucherul documentează că sarcinile sunt efectuate de mai multe persoane și creează un traseu de hârtie, astfel încât un auditor să poată confirma că îndatoririle au fost segregate corespunzător.
Exemplu de voucher
Un restaurant local comandă carne și pește la fiecare câteva zile de la furnizorii săi. Administratorul restaurantului completează o comandă de cumpărare pentru 30 de kilograme de carne, iar proprietarul inițiază comanda de achiziție pentru aprobarea expedierii. Când expedierea este recepționată, conținutul expedierii este comparat cu comanda de achiziție pentru a ne asigura că transportul se potrivește cu cele comandate. Restaurantul completează un bon de expediere pentru a documenta procesul, iar bonul de expediere este comparat cu factura vânzătorului.
Voucherul, care este o pagină de acțiune care explică documentele atașate, include comanda de achiziție, bonul de expediere și factura. Suma de cumpărare este adăugată și înregistrată în conturile plătibile în bilanț până la plata. Proprietarul examinează toate informațiile despre voucher înainte de a semna un cec.
Voucherul include și conturile contabile generale utilizate pentru înregistrarea tranzacției. De exemplu, restaurantul poate credita (crește) contul de inventar al cărnii și debitează (scade) contul de numerar pentru a înregistra plata. Primirea plății și data este înregistrată pentru a arăta că bonul a fost plătit. Conturile de plătit vor reflecta soldul mai scăzut datorat facturii plătite, presupunând că nu există datorii suplimentare generate.
