Contabilitatea contabilă dublă este conceptul că fiecare tranzacție contabilă are două efecte asupra finanțelor unei companii. Registrul general este înregistrarea celor două părți ale fiecărei tranzacții. Dacă o companie vinde un produs, veniturile sale cresc și numerarul crește cu o sumă egală. Când o companie împrumută fonduri de la un creditor, soldul numerarului crește, dar soldul datoriei companiei crește cu aceeași sumă.
Sistemul cu dublă intrare creează un bilanț alcătuit din active, pasive și capitaluri proprii. Fișa este echilibrată deoarece activele unei companii își vor egala întotdeauna pasivele plus capitalurile proprii. Activele includ toate elementele deținute de o companie, cum ar fi inventarul, numerarul, utilajele, clădirile și chiar obiectele necorporale, cum ar fi brevetele. Angajamentele reprezintă tot ceea ce compania datorează altcuiva, cum ar fi conturile pe termen scurt plătite deținute furnizorilor sau notele pe termen lung plătibile datorate unei bănci. Capitalul propriu reprezintă miza proprietarilor în companie. Capitalurile proprii pot include orice contribuții pe care proprietarii le-au adus companiei, plus profiturile companiei sau minus pierderile companiei.
Fiecare înregistrare are o latură „debit” și o „credit”, înregistrate în evidența generală. Conturile de active cresc atunci când sunt debitate și scad atunci când sunt creditate. În schimb, pasivele și capitalurile proprii cresc atunci când sunt creditate și scad atunci când sunt debitate. Dacă un activ crește cu un debit, atunci partea de credit a intrării va afecta fie un alt activ prin scăderea acestuia, fie va afecta un cont de pasiv sau de capital, crescându-l, pentru a menține activele sau pasivele + ecuația de capital.
De exemplu, dacă Lucie deschide un nou magazin alimentar, poate începe afacerea contribuind o parte din economiile proprii de 100.000 USD la companie. Prima intrare în evidența generală ar fi un debit la Cash, creșterea activelor companiei și un credit la Equity, creșterea participației lui Lucie în cadrul companiei. Dacă Lucie achiziționează unele carduri pentru 5.000 de dolari pe cardul de credit al companiei, următoarea intrare în registrul general ar fi un debit la Echipament cu 5.000 de dolari, creșterea activelor companiei și un credit la cardul de credit datorat pentru 5.000 de dolari, crescând pasivul al companiei.
Se poate păstra un sub-registru pentru fiecare cont individual, care va reprezenta doar o jumătate din înregistrare. Registrul general, însă, înregistrează ambele jumătăți ale intrării. Când Lucie achiziționează raftul, sub-înregistrarea Echipament ar arăta doar jumătate din intrare, ceea ce reprezintă debitul la Echipament pentru 5.000 USD. Sub-registrul cu cardul de credit ar trebui să includă o înregistrare a celeilalte jumătăți ale înregistrării, un credit pentru 5.000 de dolari. Registrul general va avea două linii adăugate, care arată atât debitul, cât și creditul pentru 5.000 de dolari fiecare.
Potrivit Wall Street Journal, utilizarea timpurie a sistemului de intrare dublă a fost documentată de Luca Pacioli în secolul al XV-lea. Contabilii din anii 1400 au folosit pixul și hârtia pentru păstrarea evidenței lor, urmărind cu atenție fiecare dublă intrare. Contabilii de astăzi nu folosesc de obicei o carte fizică generală; cu toate acestea, software-ul de contabilitate modern folosește același concept de bază pentru a posta două intrări în registrul general pentru fiecare tranzacție.
