Notele de debit sunt o formă de dovadă a faptului că o întreprindere a creat o înregistrare legitimă de debit în cursul ocupării unei alte afaceri. Acest lucru poate apărea atunci când un cumpărător returnează materiale unui furnizor și trebuie să valideze suma rambursată. În acest caz, cumpărătorul emite o notă de debit care reflectă tranzacția contabilă.
O afacere poate emite o notă de debit ca răspuns la o notă de credit primită. Greșelile (adesea taxele de dobândă și taxele) într-o factură de vânzare, cumpărare sau împrumut pot determina o firmă să emită o notă de debit pentru a ajuta la corectarea erorii.
Cheie de luat cu cheie
- O notă de debit este o tranzacție scrisă care afirmă că o întreprindere a luat măsuri financiare ca urmare a ocupării unei alte afaceri; nota corespunde unei note de debit dintr-un jurnal de contabilitate. Tranzacțiile de tip business to business folosesc atât note de debit, cât și note de credit; toate notele sunt datate, includ un număr de serie, descrierea tranzacției, detalii ale returului și semnăturile persoanelor implicate. O factură sub factură pe care un furnizor a căutat ulterior să o remedieze ar fi un exemplu tipic de notă de debit; un magazin care returnează produsele către furnizorul său și căutând să fie rambursat ar fi un alt exemplu.
Note de debit în tranzacții
Notele de debit și notele de credit sunt aproape întotdeauna implicate în tranzacții business-to-business (B2B). Ele corespund înregistrărilor de debit și de credit în jurnalele de contabilitate, care servesc în plus ca dovadă a unei tranzacții comerciale anterioare. Ele pot fi, de asemenea, denumite note de debit.
Notele de debit includ de obicei toate aceleași informații generale: data notei, un număr de serie, o scurtă descriere a tranzacției comerciale anterioare, detalii ale articolelor returnate (inclusiv taxele de vânzare și o trimitere la factură) și semnăturile companiei corespunzătoare. Autoritățile.
Este foarte probabil să auziți despre o notă de debit în urma unei facturi sub facturare. Să presupunem că un furnizor a expediat materiale în valoare de 10.000 USD unui client, dar a trimis doar o factură pentru 9.500 de dolari. După ce și-a dat seama de greșeala sa, furnizorul ar putea trimite o notă de debit clientului său cu diferența de 500 de dolari pentru a rezolva problema și a efectua ajustări corespunzătoare la înregistrările contabile.
Notele de debit, notele de debit, chitanțele de debit și facturile sunt de natură similară și sunt toate documente legitime care demonstrează tranzacții financiare între companii; cu toate acestea, termenul „chitanță de debit” este rar utilizat, dacă este vreodată, în tranzacțiile B2B.
Încasări de debit
Există o anumită ambiguitate între termenii „notă de debit” și „chitanță de debit”. Uneori, o chitanță de debit este utilizată în mod interschimbabil cu o notă de debit - în alte momente, chitanțele de debit sunt menite doar să descrie înregistrările scrise care dovedesc că un client datorează bani unei companii. Este rar să observați chitanța de debit pe termen folosită pentru tranzacțiile B2B.
facturile
O notă de debit sau o chitanță de debit este foarte similară cu o factură. Principala diferență este că facturile prezintă întotdeauna o vânzare, unde notele de debit și chitanțele de debit reflectă ajustări sau returnări ale tranzacțiilor care au avut deja loc.
Notele de debit pot fi, de asemenea, înlocuite cu facturile tradiționale atunci când este furnizat un bun sau un serviciu care se află în afara domeniului normal de activitate. Acest lucru ajută la distingerea tranzacției pentru ambele departamente de contabilitate și, de asemenea, împiedică compania emitentă să creeze un nou tip de factură.
Tranzacțiile B2B se bazează, de regulă, pe o extindere a creditului, în care un furnizor trimite o expediere către o companie înainte de a fi plătit, apoi facturează companiei suma datorată după livrare; debitele și creditele sunt metoda contabilă folosită pentru a ține evidența acestor tranzacții.
Returnări materiale
Gândiți-vă la notele de debit ca la creanțe împotriva erorilor comerciale. În cazul mărfurilor returnate de la un cumpărător la un furnizor sau furnizor, nota de debit arată modificarea cărților cumpărătorului (jurnalele de contabilitate) și a solicitării creditului returnat. Furnizorul / vânzătorul trimite adesea o notă de credit ca dovadă a inversării.
De exemplu, luați în considerare cazul în care compania XYZ returnează materiale furnizorului său, companiei ABC. Pentru a dovedi suma care trebuie rambursată, XYZ întocmește o notă de debit. Achiziția inițială a fost pentru 5.000 de dolari, deci nota de debit trebuie să reflecte costul materialelor, la care se adaugă ratele de impozitare pentru vânzările locale. Impozitele și costul mărfurilor ar trebui să fie întotdeauna linii separate în notă.
La primire, ABC ar trebui să creeze o notă de credit mică ca dovadă a înțelegerii, apoi să procedeze la rambursarea (sau să ofere credit către) XYZ (atât timp cât nota de debit conținea informații corecte).
Dobânzi / Comisie de primit
Să presupunem că o afacere datorează interes unui creditor sau comision unui terț pentru serviciile prestate. Într-un astfel de caz, nota de debit este emisă în mod normal pentru a răspunde la o notă de credit primită, dar un debitor ar putea întotdeauna să emită unul nepromovat.
Notele de debit încasate de Comisie sunt comune între societățile-mamă și filialele. Notele de debit de dobândă pot fi utilizate pentru a ajusta plățile anterioare sau ca o simplă formă de înregistrare.
