Cuprins
- Ce sunt cheltuielile incidentale - IE?
- Procedurile companiei pentru incidente
- Mese și cheltuieli incidentale
- Tratarea fiscală a accidentelor
- Cadouri de afaceri
- Deductibilitatea cadourilor de afaceri
- Casualitate sau furt
- Deductibilitatea accidentului sau a furtului
- Călătorie de gardă și rezervație națională
- Formulare de deconturi fiscale pentru incidente
Ce sunt cheltuielile incidentale - IE?
Cheltuielile incidentale, cunoscute și sub denumirea de incidente, sunt gratuități și alte taxe sau costuri minore suportate pe lângă serviciul principal, obiectul sau evenimentul plătit în timpul activităților comerciale.
Cheltuielile incidentale auxiliare costurilor de transport, mese și cazare sunt comune atunci când un angajat călătorește pentru afaceri. Un angajat care ia un taxi de la aeroport la un hotel va suporta cheltuieli pentru taxiuri și hoteluri și, dacă este obișnuit la nivel local, va suporta cheltuieli accidentale cu sfaturi pentru șoferul de taxi și personalul hotelului. întrucât tăieturile de păr sau articole de toaletă sunt susceptibile de a fi clasificate drept personale, deoarece oricum ar fi fost necesare și plătite acasă.
Procedurile companiei pentru incidente
Cheltuielile incidente și politicile și procedurile care le guvernează sunt deseori prezentate în manualul angajaților unei companii. În aceasta, cheltuielile incidentale vor fi definite, clasificate ca fiind de afaceri sau personale și limitate în ceea ce privește cantitatea, calitatea sau suma în dolari. Sau, poate fi stabilită o rată pe zi și orice costuri peste aceasta trebuie să fie suportate de angajat. Procedurile de rambursare ale companiei pot necesita plata cheltuielilor accidentale de către angajați din buzunar sau de către un card de credit al companiei sau numerar mic.
Aceste proceduri ar trebui să faciliteze urmărirea cheltuielilor incidentale în scopuri contabile și fiscale. Angajații trebuie să țină înregistrări detaliate pentru fiecare achiziție. Angajații trebuie să rezume aceste înregistrări într-un raport de cheltuieli susținut de încasări efective care să ateste plata și să le prezinte companiei. și nu venituri pentru angajați.
Mese și cheltuieli incidentale
Cheltuielile incidentale sunt deductibile, sub rezerva limitei de 50%, atunci când sunt plătite fără rambursare în legătură cu călătoriile pentru afaceri, pentru investiții sau pentru producția de venituri sau pentru scopuri educative, medicale sau caritabile.
Cinci metode pot fi utilizate pentru a calcula costurile de masă și cheltuieli incidentale (M&IE):
- Metoda costului real Metoda indemnizației standard pentru masăAndemnizația de călătorie pe zi în conformitate cu metoda planurilor responsabile Metoda cu costuri reduseMetoda cu cheltuieli incidentale.
Disponibilitatea unei metode depinde în totalitate de faptele și circumstanțele specifice. Prima metodă, costul real, oferă o rambursare directă a cheltuielilor de călătorie din buzunar. Cele patru metode rămase oferă tarife incluse pe zi pentru a acoperi costurile specificate.
Rata standard de indemnizație pentru masă acoperă costurile tuturor meselor, servicii în cameră, spălătorie, curățare la uscat și presare a îmbrăcămintei, precum și taxe și sfaturi pentru persoanele care furnizează servicii, cum ar fi serverele alimentare și manipulatorii de bagaje. rata federală pe zi și cea mai mică, la o rată stabilită prin IRS, acoperă toate mesele, cazarea și cheltuielile incidentale. Cheltuielile incidentale cu o rată de doar 5 dolari pe zi acoperă cheltuielile incidentale și pot fi utilizate numai atunci când nu au fost plătite sau suportate cheltuieli de masă și nu s-a utilizat indemnizația de masă standard.
În scopul deducerii mesei și cheltuielilor incidentale (M&IE), cheltuielile incidentale sunt taxe și sfaturi acordate transportatorilor, transportatorilor de bagaje, personalului hotelului și personalului de pe nave. Cheltuielile incidentale nu includ cheltuielile pentru spălătorie, curățare și presarea îmbrăcămintei, impozitele de cazare, costurile telegramelor sau apelurilor telefonice, transportul între locurile de cazare sau de afaceri și locurile unde sunt luate mesele sau costurile de expediere a tichetelor de călătorie și plata facturilor cu carduri de taxă sponsorizate de angajator.
Tratarea fiscală a accidentelor
Tratamentul fiscal al cheltuielilor incidentale plătite sau rambursate de întreprinderi variază în funcție de tip și de contribuabil. În general, cheltuielile incidentale pot fi deductibile dacă sunt auxiliare cheltuielilor de afaceri care sunt obișnuite și necesare activităților lor de afaceri respective, dacă sunt obișnuite și se așteaptă la nivel local și dacă sunt în valoare rezonabilă.
Cadouri de afaceri
Cheltuielile incidentale auxiliare cu costurile cadourilor sunt comune atunci când o companie oferă cadouri clienților săi. O companie care dă astfel de cadouri va suporta cheltuieli incidentale de hârtie de ambalare, panglici, arcuri și livrare în plus față de costurile cadourilor subiacente.
Deductibilitatea cadourilor de afaceri
Cheltuielile accidentale ale cadourilor de afaceri, cum ar fi ambalarea cadourilor, gravarea, ambalarea, trimiterea, asigurarea sau alte costuri conexe care nu adaugă valoare substanțială cadoului nu sunt luate în considerare atunci când se calculează limita de deducere pentru cadourile de afaceri. Acesta este un lucru bun, deoarece deducerile cadourilor de afaceri sunt limitate la 25 dolari per beneficiar în fiecare an fiscal. Orice cheltuială de peste 25 USD din orice cadou acordat unui destinatar nu poate fi dedusă.
Casualitate sau furt
Cheltuielile incidente auxiliare costului bunurilor deteriorate sau furate sunt comune atunci când o companie întâmpină un accident de afaceri sau un furt. Dacă o fabrică arde, compania care o deține va trebui să plătească pentru repararea sau înlocuirea fabricii și ar putea suporta și cheltuieli incidentale, cum ar fi tratamentul medical pentru vătămări personale, cheltuieli de mutare și depozitare sau chirie pentru spațiul temporar din fabrică.
Deductibilitatea accidentului sau a furtului
Cheltuielile incidente cauzate de un accident sau furt, cum ar fi tratamentul medical pentru vătămări personale, locuințe temporare, combustibil, mutare sau închirieri pentru locuințe temporare nu sunt deductibile ca pierderi de victime.
Călătorie de gardă și rezervație națională
Membrii Gărzii Naționale și ai Rezervei pot solicita o deducere peste linie din veniturile brute până la rata federală pe zi pentru mese, cazare și cheltuieli incidentale de călătorie de peste 100 de mile cu o ședere peste noapte pentru a participa la ședințele de gardă sau de rezervă.
Formulare de deconturi fiscale pentru incidente
Angajații deduc cheltuielile de călătorie aferente locurilor de muncă în Lista A din formularul 1040, 1040A sau 1040EZ ca cheltuieli de muncă și deduceri diverse, sub rezerva limitei de 2% din AGI. Membrii Gărzii Naționale și ai Rezervei raportează cheltuielile de călătorie de 100 de mile pe Linia 24 din Formularul 1040, ca o deducere peste linie din venitul brut.
Persoanele care desfășoară activități independente deduc cheltuielile de călătorie legate de locul de muncă ca cheltuieli de afaceri la anexa C din formularele 1040, 1040A sau 1040EZ. Întreprinderile, în funcție de clasificarea entității, deduc cheltuielile de călătorie ca cheltuieli de afaceri pe formularul 1120 sau 1120S sau formularul 1065.
