Ce este o cerere de cotare (RFQ)?
O cerere de ofertă (RFQ) este o solicitare pentru bunuri sau servicii în care o companie solicită furnizorilor să prezinte o ofertă de preț și să ofere posibilitatea de a îndeplini anumite sarcini sau proiecte. Un RFQ, cunoscut și sub numele de invitație de ofertă (IFB), este de obicei primul pas în depunerea unei cereri de propunere (RFP). Aceste două documente sunt similare, deoarece oferă detalii despre proiect sau servicii necesare, dar, în general, RFQ-urile solicită un preț mai complet. RFQ-urile pot fi trimise în mod simplu, sau ca atașament la un RFP.
Cum funcționează cererile pentru o ofertă
În plus față de stabilirea prețurilor, RFQ-urile pot include detalii precum termenii de plată, factori care ar putea influența selecția ofertelor unei companii, termenul limită de depunere și altele asemenea. O agenție guvernamentală care dorește să cumpere 500 de computere cu o dimensiune specifică a hard disk-ului și viteză de procesare, de exemplu, ar trimite un RFQ la un număr de furnizori, ca ofertanți potențiali.
Deoarece formatul RFQ este uniform în cadrul unei companii, atunci când RFQ-urile revin cu ofertele de prețuri, compania solicitantă le poate compara ușor. De obicei, un proces RFQ este împărțit în patru secțiuni:
Faza de pregătire, faza de prelucrare, faza de atribuire și faza de închidere. În general, compania va acorda contractul vânzătorului care îndeplinește criteriile minime de calificare și prezintă cea mai mică ofertă.
Considerații speciale: utilizarea RFQ-urilor
RFQ-urile nu sunt anunțuri publice. Deoarece compania solicitantă trimite RFQ-urile numai întreprinderilor în care are încredere, nu are nevoie să pregătească documentații de achiziții îndelungate. Spre deosebire de o solicitare publică, o companie poate primi doar numărul de oferte solicitate, ceea ce economisește timp.
Utilizarea unui RFQ reduce timpul necesar pentru achiziționarea de bunuri sau servicii. De asemenea, oferă un grad de securitate, deoarece o companie va primi oferte numai de la furnizorii pe care îi preferă. Pe de altă parte, deoarece RFQ-urile reduc concurența, o companie poate lipsi de a primi cel mai mic preț disponibil sau de a afla despre noi furnizori de înaltă calitate.
Atunci când o companie primește o ofertă ca răspuns la un RFQ, aceasta nu este o ofertă și nici un contract obligatoriu. Solicitantul va oferi locul de muncă vânzătorului ales, trimițându-i o comandă de cumpărare, care, de fapt, este un contract care specifică termenii și condițiile lucrării. Când un vânzător acceptă și semnează comanda de achiziție, contractul începe.
