Pentru o afacere mică, cu puține tranzacții, un proprietar de afaceri experimentat poate utiliza Excel ca substitut pentru software-ul de contabilitate. Excel are toate instrumentele necesare pentru crearea și menținerea unui registru general, dar necesită o înțelegere solidă a contabilității de bază și atenție la detalii. Pentru proprietarii de afaceri care nu sunt siguri dacă sunt pregătiți sau au resurse pentru a investi în software de contabilitate, Excel poate fi un loc bun pentru a începe păstrarea evidenței contabile până la achiziționarea software-ului contabil.
Utilizarea Excel ca un contabil general
O configurare simplă de păstrare a înregistrărilor ar trebui să includă mai întâi coloane pentru data tranzacției, descrierea tranzacției și un număr de referință, precum o factură sau numerele de verificare. Următoarele coloane vor enumera fiecare cont care va fi utilizat pe parcursul anului. Gândirea atentă ar trebui să intre în selecția de conturi, deoarece va fi dificil să reveniți și să faceți modificări mai târziu. De la stânga la dreapta, primele conturi enumerate ar trebui să fie conturile extrasului de venit, începând cu veniturile și terminând cu cheltuielile. Următoarele vor fi conturile de active, apoi conturile de pasiv și în cele din urmă orice conturi de capitaluri proprii.
Registrul general utilizează evidența contabilă cu două intrări pentru a ține evidența tuturor tranzacțiilor companiei și este important să aveți o înțelegere solidă a acestui concept înainte de a începe să utilizați Excel ca registru general.
Ce este contabilitatea de intrare dublă?
Dacă aceasta este o companie nouă, prima tranzacție va fi probabil capitalul investit în companie. Ca exemplu, să spunem că un antreprenor pe nume Jane decide să deschidă un magazin de mașini. Are economii de 750.000 USD pentru a începe afacerea și deschide un cont de verificare a afacerilor cu fondurile.
Folosind concepte de contabilitate cu intrare dublă, Jane știe că această tranzacție va crește contul de numerar al companiei (intrarea de debit) și va fi compensată de o creștere a contului de capital al proprietarului (intrarea de credit). În acest sistem Excel, toate intrările de debit trebuie înregistrate ca valori pozitive, în timp ce toate intrările de credit ar trebui înregistrate cu valori negative.
În acest exemplu, Jane ar trebui să introducă data tranzacției și o descriere precum „investiția de capital” în prima linie a foii de calcul. Apoi va introduce o intrare pozitivă de 750.000 USD în coloana contului „numerar” a foii de calcul, și o intrare negativă de 750.000 USD în coloana contului „capitaluri proprii” din foaia de calcul. Pentru a verifica numerele, Jane ar trebui să utilizeze o formulă Suma pentru a se asigura că toate intrările de pe fiecare rând însumează zero dolari.
De acolo, Jane va continua să introducă o linie pentru fiecare tranzacție. Dacă achiziționează echipament cu numerar al companiei, Jane va efectua o tranzacție pentru a afișa un debit sau o intrare pozitivă în coloana de cont „echipament” și credit, sau intrare negativă, în coloana contului „numerar”. Dacă vinde servicii de prelucrare către un client, ar înregistra un credit în contul „venituri” și un debit într-un cont de „capitaluri proprii”.
În cele din urmă, totalul pentru fiecare coloană de cont ar trebui însumat în partea de jos a foii de calcul. Suma tuturor conturilor de venit poate fi adăugată împreună pentru a calcula venitul net curent. Alte coloane pot fi configurate în funcție de necesități pentru a calcula, de exemplu, activele totale, datoriile totale și capitalurile proprii totale.
